Тайм-менеджмент или как всё успевать — Businessterra. Портал о бизнесе и для бизнеса

В переводе с английского «тайм-менеджмент» — управление временем. Понятно, что фактически им управлять невозможно.

Подразумевается упорядоченное использование рабочего и личного времени, который исчисляется минутами, часами, днями, неделями.

Основы тайм менеджмента

Пытаясь внедрить программу тайм-менеджмента в коллектив сотрудников, важно понимать, что система понятна и доступна не для каждого, соответственно, воспринята и усвоена будет не всеми.

Если человек живёт бесцельно, ни к чему не стремится, а время его тяготит – он и тайм-менеджмент – две противоположные вещи.

Определимся с целями, которые преследует человек, постигающий эту науку.

4 кита тайм-менеджмента:

  • оптимизация времени;
  • планирование дня;
  • учет времени;
  • организация мотивации.

Разобравшись в принципах действия каждого из них, можно будет не только работать с максимальной эффективностью, но и сохранять здоровье, бодрость и ясный ум.

Матрица Дуайта Эйзенхауэра

На курсах тайм-менеджмента для начинающих тренеры рекомендуют воспользоваться матрицей, разработанной 34-м президентом Соединенных Штатов Америки.

Эйзенхауэр считал умение быстро ориентироваться и расставлять приоритеты незаменимыми навыками успешного человека. Пытаясь оптимизировать свое время в бесконечном круговороте дел, глава государства создал матрицу, работает по принципу: «Не все важные дела срочны, не все срочные дела – важны».

Это наглядное пособие тайм-менеджмента для мам и бизнесменов, строителей и артистов, которое позволяет эффективно планировать и распределять ресурсы рационально.

Принцип действия матрицы Ейзенхауэра

Матрица принесет плод, если цели реальные и поставлены они грамотно. Перед выполнением очередного задания, необходимо ответить на два вопроса:

  • Это важно?
  • Это срочно?

Исходя из ответа на них, выделяют 4 типа дел:

  • Важные срочные.
  • Неважные срочные.
  • Важные несрочные.
  • Неважные несрочные.

Срочные дела жизнь подбрасывает нам постоянно. Что же касается степени их важности, каждый дает ответ самостоятельно.

Важные срочные

Такие задания нужно выполнять немедленно. Они являются жизненно важными и непосредственно связаны с вашими жизненными целями.

Владение методиками управления задачами и грамотного планирования сведет количество срочных важных дел до минимума. Если условие не выполняется и неотложные дела наваливаются откуда ни возьмись, стоит еще раз пересмотреть цели на ближайшую перспективу и подтянуть самодисциплину.

Безотказность – основной источник важных срочных дел. Невозможность сказать «нет» делает из нас тех, на которых делегируют свои важные срочные или несрочные задачи другие люди. Причины сложности в отказе бывают разные, но нужно собраться и принять волевое решение. Ссылайтесь на собственные неотложные дела, попросите паузу или укажите временные рамки, которые подходят для вас, попросите назначить на исполнение поручения другого сотрудника (помощника, партнера и т. д.). Задайте неожиданный вопрос зачинщику: что может сделать он?

Главное, не упускайте из виду свою цель. Важно понимать, что постоянное пребывание в режиме выполнения срочных и важных дел требует максимальной концентрации и самоотдачи, что уже в ближайшем будущем приведет к ухудшению самочувствия. У нас нет времени на остановку, переосмысление того, что происходит, оценку результата, в конце концов, мы просто перегораем.

Важные несрочные

Есть задачи, при выполнении которых можно проявлять степенность, рассудительность. У вас есть время обдумать каждый шаг. Это отличная возможность применить полученные теоретические навыки планирования на практике. Специалисты утверждают, что люди, строящие свой бизнес или карьеру по такому принципу, достигают выдающихся результатов. Наличие запаса времени позволяет подробно и содержательно подходить к решению вопросов, осуществлять полноценное планирование, давать оценку и характеристику промежуточными результатами, проявлять гибкость.

К данной группе относятся дела, связанные с необходимой рутиной: обучение, забота о собственном здоровье (соблюдение режима дня, питания, профилактика заболеваний и т. д). Не стоит пренебрегать временем, т. к. важные несрочные дела могут приобрести статус срочных.

Неважные срочные

По правилам тайм-менеджмента все они должны быть исключены из повседневной жизни, поскольку отвлекают от выполнения важных, срочных и несрочных дел. Распространены неважные дела: беспричинные встречи, длительные телефонные разговоры, починка/наладка техники. Часто задачи, которые человек ставит перед собой на данном этапе, касающиеся компетенции и профессионализма других, поэтому целесообразно их делегировать. Тогда появится время на решение реальных насущных задач, которые требуют вашего внимания.

Несрочные неважные

Эти дела являются беспощадными пожирателями свободного времени. Если ситуации из предыдущего пункта немного отвлекают от основных целей, то несрочные неважные дела обладают отрицательным КПД. Речь идет о любимых социальных сетях VK, Facebook и т. д. с бесцельным пролистыванием ленты, пустых переписке с друзьями, длительных просмотрах сериалов, «зависание» в компьютерных играх. Такие «дела» легкие, ни к чему не обязывают. Основной их вред — в незаметном перекрывании естественного хода выполнения важных дел.

Если цель поставлена четко и имеет конкретные сроки выполнения, четвертый тип дел должен занимать минимум времени, а лучше, быть полностью исключенным. Здесь актуально правило «делу – время, потехе — час».

Матрица Эйзенхауэра применима к любой сфере жизни: тайм-менеджмент для мам в подготовке к новогодним праздникам или специалиста крупной корпорации, реализующей проект всей жизни.

Если цели поставлены верно, существует твердая уверенность в себе, а мотивация к действию прочная, трудностей возникнуть не должно.

Важно найти тонкий баланс между личной жизнью и занятостью. Это лучшая мотивация изучать и практиковать тайм-менеджмент (управление временем) — стремиться к саморазвитию и самосовершенствованию.